Mời chúng ta cùng xem thêm tài liệu "Công tác văn thư và công tác lưu trữ" để nắm rõ hơn về: Khái niệm; vị trí, tác dụng; nội dung công tác làm việc văn thư và công tác lưu trữ bao gồm các quá trình gì? cũng như tính chất và quan hệ giữa công tác làm việc văn thư và công tác làm việc lưu trữ.




Bạn đang xem: Công tác lưu trữ là gì

*

Bài 2 công tác văn thư - Công tác tàng trữ I. Công tác làm việc văn thư 1. Khái niệm công tác làm việc văn thư là tất cả các các bước có liên quan đến công văngiấy tờ, bước đầu từ lúc thảo văn bạn dạng (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếpnhận (đối với công văn đến) đến khi giải quyết chấm dứt công việc, lập hồ sơvà nộp lưu lại hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 2. Vị trí, tác dụng a. Vị trí công tác văn thư là công tác quan trọng đặc biệt không thể thiếu đượctrong hoạt động vui chơi của tất cả các cơ quan. Những cơ quan tiền Đảng, bên nước, đoànthể dù to hay nhỏ, muốn triển khai chức năng, nhiệm vụ của bản thân đều cầnphải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách,phản ánh tình trạng lên cung cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lạinhững sự kiện, hiện tượng xảy ra trong chuyển động hàng ngày. Công tác làm việc văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như 1 sợidây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền sản xuất đó contact tất cả cácbộ phận trong cơ sở với lãnh đạo, tương tác các phần tử với nhau, liên hệcơ quan đó với các cơ quan cấp trên và cung cấp dưới. Giả dụ sợi dây chuyền sản xuất đóngừng hoạt động hoặc chuyển động không đông đảo sẽ tác động đến toàn bộhoạt động của phòng máy. B. Công dụng Công tác văn thư có công dụng rất bự trong buổi giao lưu của các cơ quanĐảng, nhà nước, đoàn thể. - Làm xuất sắc công tác văn thư góp phần tăng cường mọi hoạt động vui chơi của cáccơ quan, giảm bớt tệ quan tiền liêu sách vở Công văn sách vở là phương tiện đi lại quản lý. Làm giỏi công tác văn thư sẽgiúp cho chỉ đạo cơ quan lại qua công văn giấy tờ lãnh đạo được bao gồm xác, hiệuquả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác văn thư làm cho không tốtsẽ dẫn mang lại tình trạng cán bộ lãnh đạo tương tự như cán cỗ thừa hành hoạt độngkém hiệu quả. Phương diện khác, công tác văn thư bao hàm nhiều việc, các khâu,liên quan liêu đến các người, nhiều bộ phận, công tác văn thư giỏi hay xấukhông chỉ tác động đến bạn dạng thân cơ quan mà bao gồm việc ảnh hưởngchung cho toàn ngành, toàn quốc, tuyệt nhất là các cơ quan mà chuyển động củanó tác động trong phạm vi cả nước. Công tác văn thư không giỏi dẫn mang đến quan liêu giấy tờ. Trong hoạtđộng mỗi ngày của cơ quan, những bài toán quan trọng cần thiết phải tài liệuhoá đầy đủ, còn những việc không quan trọng thì ko nên phát hành văn bản. Việc phát hành quá nhiều văn bản không đề xuất thiết, nhờ cất hộ tràn lan, chấtlượng văn bạn dạng không cao gây tiêu tốn lãng phí giấy tờ, tiêu tốn lãng phí nhân lực, tiền củacủa bên nước. 1 - Làm xuất sắc công tác văn thư đóng góp thêm phần giữ gìn kín của Đảng với Nhànước gần như chủ trương, đường lối của Đảng với Nhà nước bao gồm cả những chủtrương "tuyệt mật" số đông được phản ảnh qua công văn giấy tờ. Việc giữ gìnbí mật những chủ trương, mặt đường lối là điều cực kì quan trọng; tổ chức giỏi côngtác văn thư: thống trị chặt chẽ, giữ hộ đúng đối tượng, không nhằm thất lạc, mấtmát công văn sách vở là nhằm tăng cường giữ gìn bí mật của Đảng với Nhànước. - Làm giỏi công tác văn thư chế tạo điều kiện thuận tiện cho công tác làm việc lưutrữ Tài liệu ở văn thư là nguồn bổ sung cập nhật thường xuyên và hầu hết cho lưutrữ. Nếu công tác văn thư có tác dụng tốt, mọi các bước của cơ quan hồ hết được tàiliệu hoá, bảo đảm đầy đủ thể thức, giải quyết xong xuôi công việc, tài liệuđược lập làm hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng phép tắc thì giữ trữ sẽ sở hữu đủtài liệu, có đk để tiến hành các khâu nghiệp vụ, thu xếp tài liệu khoahọc, phục vụ tốt mang đến công tác nghiên cứu và phân tích hàng ngày cũng giống như lâu lâu năm về sau. 3. Nội dung công tác làm việc văn thư bao hàm các quá trình Nội dung công việc Người thực hiện- Thảo văn bản, ghi biên phiên bản các cuộc họp, chuyên viên, cán bộhội nghị- Sửa cùng duyệt phiên bản thảo siêng viên, thủ trưởng- Đánh máy, in nhân viên cấp dưới đánh máy- Trình ký kết văn thư- ký thủ trưởng- Đóng dấu, thống trị con lốt chặt chẽ, sử văn thưdụng con dấu đúng quy định- Vào sổ với làm giấy tờ thủ tục gửi đi văn thư- cấp phát giấy đi đường, giấy trình làng văn thư- Nhận, vào sổ công văn đến văn thư- bày bán công văn đến thủ trưởng- chuyển giao công văn mang đến văn thư- Theo dõi giải quyết công văn mang lại + Theo dõi xử lý về ngôn từ thủ trưởng + theo dõi thời gian giải quyết và xử lý văn thư- Lập hồ nước sơ tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ- Nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơ Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ tương quan mậtthiết cùng với nhau; giả dụ một khâu làm không tốt, sẽ tác động đến các khâukhác. Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từthủ trưởng mang lại cán cỗ nghiên cứu, cán cỗ văn thư ... Bởi vì vậy để làm tốt công 2tác văn thư mọi người cần xác minh rõ trọng trách để kết thúc tốt phầnviệc của mình. Vào một cơ quan, cán bộ văn thư triển khai công tác chuyên mônnhư: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển nhượng bàn giao và quan sát và theo dõi thời hạn giảiquyết công văn đến; trình ký kết và đóng góp dấu, vào sổ với làm giấy tờ thủ tục gửi côngvăn đi; cấp phép giấy đi đường, giấy giới thiệu; tấn công máy, in văn bạn dạng (nếucơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách). Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giảiquyết công văn đến. Toàn bộ các cán cỗ có liên quan đến công văn giấy tờđều tất cả nhiệm vụ đảm bảo an toàn tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết và xử lý thành hồ sơvà nộp vào lưu trữ cơ quan lại đúng cách thức . II. Công tác tàng trữ 1. Tài liệu tàng trữ a. Khái niệm: Tài liệu tàng trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọntrong cục bộ khối tài liệu hiện ra trong quá trình hoạt động vui chơi của các cơquan, đoàn thể, xí nghiệp và cá thể được bảo quản cố định trong các kholưu trữ nhằm khai thác giao hàng các mục đích chính trị, tởm tế, văn hoá, khoahọc, lịch sử vẻ vang của toàn buôn bản hội. B. Đặc điểm: Tài liệu tàng trữ có những đặc điểm : - Tài liệu tàng trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ. - Tài liệu lưu trữ là phiên bản gốc, bản chính, bản sao của những văn bản. - Tài liệu tàng trữ do Đảng, công ty nước thống độc nhất vô nhị quản lý, được bảoquản, nghiên cứu và phân tích và áp dụng theo những phép tắc chặt chẽ, thống tuyệt nhất củaĐảng, công ty nước. C. Nhiều loại hình: địa thế căn cứ vào ngôn từ và điểm sáng kỹ thuật tạo ra sự tài liệucó thể chia tài liệu thành ba loại hình cơ bản. - tư liệu hành chính Tài liệu hành thiết yếu gồm: các loại văn bản nội dung phản ánh nhữnghoạt rượu cồn của Đảng, bên nước, tổ chức triển khai đoàn thể trên các mặt ghê tế, chínhtrị, văn hoá, quân sự. Tư liệu hành chính có nhiều thể loại, tuỳ ở trong vàotừng giai đoạn lịch sử vẻ vang của mỗi quốc gia. Ở vn dưới các triều đạiphong con kiến tài liệu hành chính hầu hết là các loại: sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ...Hiện nay, tài liệu hành chính ở trong nhà nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết,Nghị định... Tư liệu hành chính của Đảng cộng sản vn là Nghị quyết,Quyết định, Chỉ thị, Thông tri... - Tài liệu khoa học kỹ thuật Tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm nội dung phản chiếu các chuyển động vềnghiên cứu vớt khoa học, phát minh sáng tạo sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, về thiếtkế và sản xuất các sản phẩm công nghiệp... Tài liệu công nghệ kỹ thuật cónhiều loại như: bạn dạng vẽ, phiên bản thuyết minh kỹ thuật, biểu đồ... 3 - tư liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm cùng ghi hình Là các loại hình tài liệu đề đạt các hoạt động văn hoá thôn hội, laođộng sáng chế của con bạn và các chuyển động phong phú khác. Tài liệu nàycó tài năng ghi và tái hiện những sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh. Tài liệubao bao gồm âm bạn dạng các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm, ghi hình... D. Chân thành và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có chân thành và ý nghĩa to lớn đối với tất cả các vận động chínhtrị, tởm tế, văn hoá, khoa học... Của chủng loại người. * chân thành và ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất kẻ thống trị rõ rệt, bấtkỳ thời đại nào, các giai cấp đều thực hiện tài liệu lưu trữ để bảo đảm quyềnlợi thống trị mình. Ở nước ta, sau thời điểm giành được thiết yếu quyền, Đảng và Nhànước đã triển khai tập trung cai quản tài liệu lưu trữ và triệt nhằm sử dụngnhằm ship hàng cho sự nghiệp xây đắp và cải tiến và phát triển kinh tế, văn hoá, củngcố quốc phòng, bảo đảm đất nước... * ý nghĩa kinh tế: Tài liệu tàng trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dungtài liệu phản ánh tình hình kinh tế tài chính chung, tình hình cải cách và phát triển của từngngành, từng đơn vị máy, xí nghiệp... Vấn đề nghiên cứu, thực hiện triệt để tài liệulưu trữ sẽ có lại tác dụng to lớn cho nền kinh tế tài chính quốc dân. * ý nghĩa sâu sắc khoa học: Tài liệu tàng trữ được sử dụng làm tứ liệu tổng kếtcác qui chính sách vận động và cách tân và phát triển sự vật, hiện tượng trong từ nhiên, xã hộivà tứ duy. Tài liệu tàng trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu và phân tích lịch sử. Bấtkỳ tài liệu tàng trữ nào rất nhiều đều chứa đựng những thông tin sống động vềxã hội của thời kỳ lịch sử đã sản hình thành chúng. Tài liệu tàng trữ là nguồn sửliệu quan trọng nhất, đúng đắn nhất cho câu hỏi nghiên cứu lịch sử Đảng, lịchsử dân tộc bản địa nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơquan nói riêng. * ý nghĩa văn hoá: Tài liệu giữ trữ là một di sản văn hoá đặc trưng củadân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vậtchất và tinh thần của quần chúng. # ta qua các thời kỳ định kỳ sử. Nó bao gồm vai trò quantrọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, thừa kế những tinh hoavăn hoá mà phụ vương ông ta đã thử qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mớicủa dân tộc. 2. Công tác tàng trữ a. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các các bước có tương quan tớitổ chức cai quản lý, khai quật sử dụng tài liệu tàng trữ để giao hàng cho các yêucầu xã hội. B. Ngôn từ của công tác làm việc lưu trữ bao gồm các khâu nhiệm vụ sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung cập nhật tài liệu. - Phân một số loại (chỉnh lý) tài liệu. - khẳng định giá trị tài liệu. - Thống kê, bảo quản tài liệu. - Tổ chức giao hàng khai thác, sử dụng tài liệu. 4 c. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Ở việt nam công tác tàng trữ được cai quản theo phương pháp tập trungthống nhất, thể hiện: * quản lý tài liệu - Tập trung tổng thể tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt namvào bảo vệ trong màng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng trường đoản cú TW mang đến huyện,quận, thị cùng đặt dưới sự thống trị thống duy nhất của Cục tàng trữ Văn phòngTW Đảng. - Tập trung cục bộ tài liệu phông lưu trữ non sông vào bảo quảntrong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, những phòng, kho tàng trữ từ TW cho địaphương và đặt dưới sự thống trị thống độc nhất của Cục tàng trữ Nhà nước. * quản lý việc chỉ đạo, phía dẫn nghiệp vụ Việc thống trị chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cung cấp như sau: - Ở các cơ quan tiền Đảng bởi vì Cục lưu trữ Văn phòng TW Đảng. - Ở các cơ quan công ty nước vì chưng Cục lưu trữ Nhà nước. Mục đích: bảo đảm sự thống nhất về nghiệp vụ, tạo đk sửdụng triệt để cùng có tác dụng tài liệu lưu trữ Đảng và Nhà nước. III. đặc thù và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác làm việc lưutrữ 1. đặc thù của công tác làm việc văn thư với công tác lưu trữ a. đặc điểm cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều kín của Đảng, Nhànước, của ngành, của cơ quan... Vì chưng vậy để bảo đảm bình an tuyệt đối mang đến tàiliệu, đòi hỏi công tác văn thư, tàng trữ phải tuân theo số đông nguyên tắc, chếđộ, thủ tục chặt chẽ; cán cỗ làm công tác văn thư, tàng trữ phải luôn luôn luôn nêucao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác bí quyết mạng, ý thức tổ chức triển khai kỷ luật,chấp hành nghiêm chỉnh các qui chế về đảm bảo an toàn tài liệu. B. Tính chất khoa học: Tài liệu tiềm ẩn một khối lượng thông tinrất lớn, để tổ chức triển khai sử dụng tất cả hiệu quả, yên cầu các khâu nhiệm vụ vănthư và tàng trữ phải được triển khai theo phương pháp khoa học và tất cả hệthống trình bày riêng. 2. Quan hệ giữa công tác làm việc văn thư cùng công tác lưu trữ Công tác văn thư và công tác tàng trữ là hai công tác có văn bản nghiệpvụ khác biệt nhưng có quan hệ mật thiết với nhau: - nguồn tài liệu đa phần và vô tận bổ sung cho những kho lưu trữ là tàiliệu văn thư. Vị vậy làm xuất sắc công tác văn thư sẽ sở hữu và bảo quản được đầy đủtài liệu để bổ sung cho kho lưu giữ trữ. - tư liệu trong một phòng ban làm ra bảo đảm an toàn đầy đủ thể thức, đúngthể loại văn bản, khi giải quyết dứt lập hồ sơ không thiếu và nộp vào kho lưutrữ sẽ khởi tạo điều kiện dễ dãi cho việc phân loại, xác minh giá trị tư liệu vàphục vụ khai thác. 5 - công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm giỏi thì kho lưu trữ tránh đượctình trạng dìm từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, khôngmất công phục hồi và lập lại hồ nước sơ. - Công tác tàng trữ làm giỏi sẽ phát hiện tại những vấn đề cần chấn chỉnhtrong công tác văn thư. Cầm lại: công tác văn thư cùng công tác tàng trữ là hai công tác có nộidung nghiệp vụ không giống nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết cùng với nhau với đềukhông thể thiếu hụt được trong hoạt động vui chơi của mỗi cơ quan.

Xem thêm: Các Loại Lệnh Mtl Là Gì - Các Loại Lệnh Mtl Trong Chứng Khoán Là Gì

Do vậy các cơ quancần phải thân thương tổ chức xuất sắc để ship hàng cho công tác từng ngày và thọ dàivề sau. 6